Wichtige Aufgaben in der „Stillen Stunde“ erledigen – Tipp der Woche Nummer 12

Unterbrechungen bei anspruchsvollen Aufgaben nerven, kosten Zeit und verschlechtern das Ergebnis. Schaffen Sie sich mit der „Stillen Stunde“ Zeiträume für effizientes Arbeiten.

Jeder von uns kennt es. Wir wollen uns auf eine größere komplexe Aufgabe konzentrieren und ständig klingelt das Telefon oder es kommt ein Mitarbeiter herein, der uns aus unserer Arbeit herausreißt. Jedes Mal müssen wir uns neu in unsere Aufgabe hineindenken. Dadurch gehen uns bis zu 25 % unserer Arbeitszeit verloren.

Häufigkeit von Unterbrechungen - Zeitmanagement Berlin

Häufigkeit von Unterbrechungen im Tagesverlauf

Die meisten Unterbrechungen erfolgen zwischen 10 und 12 Uhr sowie nachmittags zwischen 15 und 17 Uhr.

Das Resultat: Alles, was längere Konzentration erfordert, bearbeiten wir erst spät am Tag oder abends, wenn wir schon müde und unkonzentriert sind. Wir brauchen länger, machen mehr Fehler als zu unserer besten Arbeitszeit. Strategische Aufgaben, wie Unternehmensentwicklung, Innovationen etc., bleiben komplett auf der Strecke.

Effizienter arbeiten in der Stillen Stunde

Wir arbeiten sehr viel effizienter, wenn wir uns für komplexe Aufgaben Freiräume schaffen, in denen uns niemand unterbricht. Diese so genannte Stille Stunde legen wir idealerweise in den Zeitraum, in dem wir in der Regel die wenigsten Unterbrechungen erwarten. Gleichzeitig muss es natürlich ein Zeitfenster sein, in dem wir einigermaßen wach und konzentriert sind. Je nach persönlichem Biorhythmus kann dies der frühe Morgen, der frühe Nachmittag, der Spätnachmittag oder sogar der Abend sein.

Wie können Sie diese Stille Stunde organisieren?

Kundenanrufe:
Das Telefon schalten Sie in Ihrer Stillen Stunde idealerweise auf lautlos und den Anrufbeantworter ein. Geben Sie dort einen Zeitpunkt an, ab wann Sie zurückrufen bzw. wieder erreichbar sein werden. Falls Sie geeignete Mitarbeiter haben, können Sie Ihr Telefon in der Stillen Stunde zu diesen umleiten.

Mitarbeiteranrufe und –fragen:
Sie haben Mitarbeiter, die zeitnah von Ihnen Entscheidungen brauchen?
Informieren Sie diese Mitarbeiter über Ihre Stille Stunde. Für Fälle, in denen es „brennt“, könnten Sie mit Mitarbeitern, die im Kundendienst unterwegs sind, eine SMS mit einer Rückrufbitte vereinbaren.

Für Mitarbeiter im Büro ist die offene oder geschlossene Tür ein gutes Signal, ob der Chef gestört werden darf oder nicht.

Je mehr Verantwortung Sie auf Ihre Mitarbeiter übertragen, umso weniger müssen diese Sie stören. Falls es einen geeigneten Mitarbeiter gibt, könnte dieser Sie während Ihrer Stillen Stunde auch hier vertreten.

Private Anrufe:
Ihre Unterbrechungen kommen vor allem aus dem privaten Umfeld?
Fast alles Gesagte lässt sich, ggf. leicht abgewandelt, auch auf Familie und Freunde anwenden.

Was für die Stille Stunde noch wichtig ist:

Tragen Sie Ihre Stille Stunde als festen Termin in Ihren Kalender ein. Idealerweise immer zum gleichen Zeitpunkt, z. B. montags, mittwochs und freitags gleich morgens um 7 oder 8. Durch diese Regelmäßigkeit gewöhnen sich Ihre Kunden und Mitarbeiter daran, dass Sie in diesem Zeitfenster nicht erreichbar sind. Und für Sie selbst wird die Stille Stunde schnell zu einer Routine, auf die Sie nicht mehr verzichten wollen.

Für die Menschen die während Ihrer Stillen Stunde auf Ihrem Anrufbeantworter landen, ist es wichtig, dass Sie zeitnah nach Ihrer Stillen Stunde reagieren. So gewinnen diese Menschen Vertrauen und akzeptieren Ihre vorübergehende Nicht-Erreichbarkeit.

In Ihrem Business ist eine Stille Stunde nicht möglich?

Mein Vorschlag: Probieren Sie es aus, auch wenn Sie glauben, dass es nicht geht. Beginnen Sie z.B. mit einer halben Stunde pro Woche – Sie werden sehen, es geht einfacher, als Sie glauben – wenn Sie wirklich wollen! Dann dehnen Sie die Stille Stunde schrittweise so weit aus, wie Sie es brauchen und Ihr Geschäft es zulässt.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen!

Maren Kaiser

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Bildquelle Maren Kaiser

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