Erfolg durch Arbeitsorganisation mit dem Personal Kanban Board

Personal Kanban Board gefüllt

Persönliches Kanban Board am Ende des ersten Nutzungstages

Durch einen Kommentar in meinem Blog bin ich auf Personal Kanban als eine Methode zur Arbeitsorganisation gestoßen. Mit Hilfe des Buches Personal Kanban von Benson und Barry habe ich mir mit einfachen Mitteln mein Personal Kanban Board gebastelt, arbeite damit seit zwei Wochen und bin ganz begeistert!

Ich finde, es ist eine hervorragende Methode für Selbstständige zur Arbeitsorganisation, denn sie hilft mir:

 

  • Prioritäten zu setzen
  • Überblick über meine Aufgaben zu behalten
  • fokussiert zu arbeiten, statt mich mit zu vielen Dingen gleichzeitig zu verzetteln
  • zu sehen, was ich geschafft habe und
  • dadurch viel zu friedener mit meiner Arbeit zu sein

Einfache Arbeitsorganisation durch drei Kategorien auf dem Kanban Board

Die einfachste Variante eines Kanban Boards besteht aus den drei Spalten: „bereit“, „in Arbeit“ und „fertig“. In „bereit“ kommen die Aufgaben, die z.B. für den jeweiligen Tag anstehen, notiert auf farbigen Klebezetteln. Dann werden in die Spalte „in Arbeit“ maximal drei Aufgaben gehängt. Logischerweise beginne ich mit den Aufgaben mit der höchsten Priorität. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie weitergehängt in die Spalte „fertig“ und erst dann wird die nächste Aufgabe in die Spalte „in Arbeit“ bewegt.

Da man manchmal mit Aufgaben stecken bleibt, weil z.B. Informationen oder eine Entscheidung von jemand anderem fehlen, kann man eine Spalte „Gehege“ einfügen, in der Aufgaben geparkt werden. Achtung, das ist aber nicht die lange Bank, auf die Sie etwas schieben, auf das Sie keine Lust haben!

Arbeitsorganisation mit Hilfe von Prioritäten

Bei vielen Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, oder wenn Sie die ganze Woche grob vorplanen wollen, können Sie die Spalte „bereit“ feiner, z.B. nach Prioritäten unterteilen. Das erleichtert enorm die Arbeistorganisation. Ich arbeite im Moment mit folgenden Spalten „Arbeitsvorrat“: da hängt alles, was ich in den nächsten 5 Tagen erledigen will. Dann folgen die Spalten „Priorität 3, 2, und 1“. Sie werden gefüllt mit maximal 8, 5 und 3 Aufgaben – je höher die Priorität, desto weniger Aufgaben. Dann gibt es eine Spalte „heute“, gefolgt von „in Bearbeitung“ mit 2 Plätzen für große und 3 Plätzen für kleine Aufgaben, „Gehege“ und „fertig“. Die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben verhindert, dass ich mich verzettele.

Das Board steht bei mir so, dass ich aufstehen muss, um darauf zu schauen. Jede erledigte Aufgabe sorgt also für Aufstehen vom Computer und ein klein wenig Bewegung. Und da es in meinem Rücken hängt, lenken mich die wartenden Aufgaben nicht von dem ab, was ich gerade bearbeite.

Arbeitszufriedenheit durch die Wochenbilanz

Zum Arbeitsende schaue ich noch einmal in die Spalte „fertig“ und freue mich über das Geschaffte. An Tagen, an denen ich das Gefühl habe, ich weiß nicht, wo meine Zeit geblieben ist und ich hätte nichts geschafft, ist dies besonders wichtig und bisher habe ich in der Realität – das Board zeigt es – deutlich mehr geschafft, als ich jeweils gedacht hatte…, oft mit einem Aha-Effekt: „Ach ja, das habe ich ja heute Morgen auch mal eben schnell erledigt“ – es war mir nur schon wieder entfallen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie auch alle ungeplanten Aufgaben, Anrufe etc., die Sie erledigt haben, auf einem Zettel notieren und in die Spalte „fertig“ hängen.

Den Bereich „fertig“ habe ich inzwischen sehr groß gewählt und nachträglich mit den Bereichen „Mo“ bis „Fr“ versehen. So sehe ich auch in der Wochenbilanz, was ich alles geschafft habe. Das ist für mich sehr wichtig, da ich oft das Gefühl habe „ups, schon wieder eine Woche rum… wo ist nur die Zeit geblieben?“

Arbeitsorganisation Kanban Board

Der Bereich „fertig“ mit Tageseinteilung

So ist meine Arbeitszufriedenheit sehr viel größer, als wenn ich mit ToDo-Listen arbeite. Und mir macht es Spaß mit den farbigen Zetteln zu arbeiten – ein sehr wichtiger Aspekt. Denn wir nutzen nur Tools und Methoden auf Dauer, wenn sie effizient sind und Vergnügen bereiten, statt mühsam zu sein.

Wie starten Sie nun ein Personal Kanban Board für Ihre ganz persönliche Arbeitsorganisation?

Um herauszufinden, ob diese Methode für Sie geeignet ist, sollten Sie möglichst mit Bordmitteln starten, ohne viel Geld auszugeben.

Mit einfachen Mitteln ein persönliches Kanaban Board gestalten

Mit einfachen Mitteln ein persönliches Kanaban Board gestalten

Nehmen Sie einfach ein Flipchart- oder anderes großes Papier und kleben es quer an eine Tür. Ich habe ein Brett genommen, das eigentlich hinter einem Flipchartblock bei mir an der Wand hing, es quer gestellt und ein Flipchartpapier darauf geklebt. Dann brauchen Sie noch Klebezettel verschiedener Farben und Größe. Über die Farbe kann man die Aufgabenart systematisieren (Telefonanrufe, Angebote, Gutachten etc.). Die Zettelgröße wähle ich je nach grob geschätztem Zeitaufwand für die Aufgabe. Da sich diese Klebezettel gerne hochrollen oder beim Weiterhängen manchmal nicht mehr richtig kleben, fixiere ich Sie zusätzlich mit einem Klebeband (siehe Materialvorschläge ganz am Ende).

Bevor Sie das Board bestücken, ist es hilfreich, sich anhand der eigenen Aufgaben auf einem Din-A-4-Blatt die Einteilung zu überlegen. Welche Spalten brauchen Sie für die laufenden aufgaben? Gibt es größere Projekte und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben? Brauchen Sie die drei Spalten zur Priorisierung Ihrer Aufgaben?

Für größere Projekte mit sich wiederholenden Teilaufgaben, die aus einer gleichen Serie von Schritten bestehen (z.B. ein Angebot zu erstellen, ein Buch zu schreiben, eine Vortragsreihe auszuarbeiten, etc.) reservieren Sie einen eigenen Bereich auf Ihrem Board. Für jeden Teilschritt gibt es eine Spalte und die Teilaufgabe wandert als Klebezettel durch die Spalten (siehe Bild 1, linkes unteres Viertel).

Für wiederkehrende Aufgaben (z.B. E-Mails bearbeiten, Netzwerk pflegen etc.) können sie ebenfalls einen eigenen Bereich gestalten. In der ersten Spalte stehen die Aufgaben untereinander, in der zweiten steht die Frequenz (täglich, alle 3 Tage, etc.), „last“ und „next“ bedeuten: wann zuletzt gemacht, wann das nächste Mal zu tun und in der Spalte „fertig“ machen Sie Häkchen für die Erledigung. Auch dort habe ich inzwischen die Unterspalten „Mo“ bis „Fr“ eingefügt.

Personal Kanban Board für wiederkehrende Aufgaben

Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben mit dem persönlichen Kanban Board

Es gibt natürlich auch Software, um ein Kanban Board zu gestalten, z.B. das kostenfreie Trello. Bevor Sie damit starten, sollten Sie unbedingt testen, ob Kanban für Sie und Ihre Aufgaben geeignet ist.  Ich persönlich ziehe mein reales Board vor, da ich eh‘ schon extrem viel am Computer arbeite. Dort sehe ich alles auf einen Blick. Zusätzlich bringt es mich ein klein wenig in Bewegung, da ich aufstehen muss, um etwas zu verändern. Und das reale, körperlich durch Muskelbewegung erlebte Weiterhängen der Aufgabenzettel verschafft mir eine deutlich größere Befriedigung als ein paar Mausklicks.

Nun sind Sie dran!

An meinen Fotos können Sie sehen, dass man sehr schnell und einfach starten kann – wenn es unperfekt sein darf.   😉

Und teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen mit anderen Lesern in einem Kommentar.

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre Maren Kaiser

Der Spruch zum Artikel:

Planung bedeutet, die Zukunft in die Gegenwart zu holen, so dass man jetzt an ihr arbeiten kann (Alain Lakein)

Materialvorschläge:

  • Brett für Kanban-Board – z.B. im Baumarkt aus Pressholz, das für Schrankrückwände dient, zuschneiden lassen (kostet wenige Euro und ist leicht) oder (Kork)-Pinnwand und Pinnnadeln oder ein vorhandenes Whiteboard
  • Softes Malerkrepp oder Masking Tape – beides lässt sich leicht vom Papier wieder ablösen – für Klebezettel, die sich zu sehr rollen oder abfallen wollen.

Link zum Buch von Benson & Barry: Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board

Dieser Beitrag wurde unter Blog, Tipps + Tools zur Arbeitserleichterung abgelegt und mit , , , , verschlagwortet. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.

14 Kommentare zu Erfolg durch Arbeitsorganisation mit dem Personal Kanban Board

  1. Liebe Maren Kaiser,
    das ist eine Super-Idee und ein sehr schöner Artikel. Für jemanden wie mich, der gerne mit bunten Highlightern arbeitet und immer alle möglichen Post-Its verwendet (ohne geht gar nicht) wirklich pratkisch umzusetzen. Man kriegt richtig Lust gleich loszulegen. Und es darf auch gerne „unperfekt“ sein, dafür authentisch:-)
    Liebe Grüße
    Karoline Beck

    • Maren Kaiser sagt:

      Liebe Karoline Beck,
      Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen mit dem Kanban Board und freue mich auf einen Kommentar dazu.
      Liebe Grüße
      Maren Kaiser

  2. Liebe Maren,
    vielen Dank für diese interessante Anleitung. Ich bin ein großer Fan von allen Formen der Systematisierung und dies werde ich auf alle Fälle mal ausprobieren.
    Liebe Grüße,
    Oliver

    • Maren Kaiser sagt:

      Hallo Oliver,
      Vie Spaß beim ausprobieren! Hinterlasse Deine Erfahrungen gerne in einem Kommentar.
      Liebe Grüße
      Maren

  3. Karin Mager sagt:

    Liebe Maren,
    ich selbst bin eigentlich bemüht, so viel wie möglich mit dem PC zu erledigen, also Planungstools im PC zu verwenden, bevorzugt OneNote 2010.
    Bloß ein dicker Jahresplaner liegt hier noch an meiner Seite. Deshalb wirst du mich nicht für diese Art der Arbeitsplanung gewinnen können. Wie wäre es, wenn du noch eine PC-Alternative vorstellst. Mir fällt dazu padlet.com ein oder auch die Tools auf Google Drive.

    • Maren Kaiser sagt:

      Liebe Karin,
      Du hast recht, es gibt auch gute Gründe, alles auf dem PC zu machen. Für größere Projekte und meinen längerfristigen „Arbeitsvorrat“ und Dinge dich ich „irgendwann“ erledigen will, nutze ich z.B. Thinking Rock. Darüber werde ich demnächst berichten.
      Ein elektronisches Kanban Board kann man sicherlich auch gut in Trello anlegen. Das werde ich auf alle Fälle auch testen.

      Liebe Grüße
      Maren

  4. Liebe Maren,

    diese Methode ist m. E. n. gut geeignet für Menschen, die gern haptisch und visuell planen. Ich persönlich digitalisiere meine Ideen und Aufgaben zunehmend, da ich mich im wahrsten Sinn des Wortes zu häufig und zu gern „verzettle“ ;-).

    Besten Gruß aus Limburg,
    Manuela

    • Maren Kaiser sagt:

      Liebe Manuela,
      ja, mich reizt hier gerade das Haptische und Visuelle. Dem „verzetteln“ beuge ich vor, indem ich für alles, was noch nicht dran ist, und für größere Projekte, Thinking Rock nutze.

      Liebe Grüße
      Maren

  5. Ich benutzte Personal Kanban schon seit etwas über einem Jahr.
    In einer ganz einfachen Version.
    Von Links > Rechts
    Zu erledigen, Monat, Woche, Heute und natürlich Erledigt ;-).

    Ich stimme Manuela Seubert zu. Allein schon die Zettel hinhängen,
    und am Abend für den nächsten Tag in die Spalte Heute hängen, dann
    weiss ich besser was für den Tag ansteht.
    Und das GRÖSSTE 😉 den Zettel auf Erledigt hängen, und diese Spalte immer mal wieder anschauen.

    Mit besten Grüssen
    Michael

    • Maren Kaiser sagt:

      Hallo Michael,

      das schöne am Kanban Board ist ja gerade, dass es sich jeder so gestalten kann, wie es für ihn am besten passt.
      Für mich ist der Blick auf die ganze Woche wichtig, um zu sehen, wo die Ziet mal wieder geblieben ist. Deshalb habe ich mein „erledigt“ in die Wochentage unterteilt.

      Herzliche Grüße
      Maren

  6. Hannes sagt:

    Schöne Beschreibung.

    Ergänzend eine Bemerkung zu den sich rollenden Klebezetteln:
    Die Klebezettel rollen sich hoch, wenn man sie von der Klebeseite gegenüberliegenden Seite abrollt.
    Wenn man das von einer der beiden anderen Seite macht, rollen sie sich nicht mehr hoch.
    Zweite Alternative: Von hinten beginnen. Dann rollen sich die Zettel auch, aber in die andere Richtung, so der Zettel aber nicht mehr absteht.
    Viel Erfolg beim Ausprobieren.

    • Maren Kaiser sagt:

      Hallo Hannes,
      vielen Dank für den Tipp!
      Hab’s gleich getestet – funktioniert auch bei meinen „Billig-Klebezetteln“.
      Herzliche Grüße
      Maren

  7. Hallo Frau Kaiser,
    vielen Dank für dieses kreative Beispiel der Kanban-Nutzung. Wir zeigen in unserem Trainings immer wieder die überragende Rolle von Papier und Sie haben mit Ihrem Beispiel sehr schön gezeigt, was in diesem Bereich mit Papier alles möglich ist.

    Ich möchte ergänzen, dass so ein Board auch viele weitere Vorteile bietet, zum Beispiel wenn man mit dem drängelnden Kollegen oder Vorgesetzten neue Priorisierungen aushandeln muss. Nur wenige haben einen Monitor vor sich, auf dem so etwas ähnlich gut möglich ist.

    Und den Hinweis auf den Wert von etwas Bewegung kann ich nur unterstreichen. „Ab und zu mal aufstehen, um etwas zu bewegen“ wäre ein schönes Motto.

    Darf ich Ihr Vorlage als in meinem nächsten Training als Beispiel verwenden?

    Mit freundlichen Grüßen
    Ferdinand Soethe

    • Maren Kaiser sagt:

      Sehr geehrter Herr Soethe,
      herzlichen Dank für das schöne Beispiel, wie uns ein Kanban Board zusätzlich unterstützen kann.
      Gerne dürfen Sie mein Vorlage verwenden. Bitte nennen Sie dabei meinen Blog als Quelle. Falls Sie ein höher aufgelöstes Foto benötigen, schicken Sie mir gerne eine E-Mail.

      Herzliche Grüße
      Maren Kaiser

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Über neue Blog-Artikel informiert werden (Jederzeit wieder abbestellbar)