Mit eigenen Arbeitsanleitungen Zeit sparen – Tipp der Woche Nr. 7

Eigene Arbeitsanleitung

Eigene Arbeitsanleitung

Immer wieder gibt es Arbeiten – besonders am PC –  die nur selten anfallen. Also habe ich jedes Mal vergessen, wie es geht…

Die Folge:
Ich habe zum X-ten Mal im Internet recherchiert, wie es funktioniert oder jemanden gefragt. Im Extremfall habe ich sogar jemanden dafür bezahlt, dass er es mir  erklärt oder es für mich erledigt.

Meine typischen „Vergessens-Beispiele“ sind:

  • Den eigenen Blog und die eigene Webseite regelmäßig sichern
  • Seiten in meinem Blog mit Passwort versehen
  • Opt-In Formulare in meine Webseite einbauen
  • Bestimmte Funktionen in PowerPoint, der Webinar-Plattform  und anderer Software, die ich selten brauche

Diese Art von Vergesslichkeit ist der Effizienz unseres Gehirns geschuldet. Was wir nicht regelmäßig nutzen, wird aus unserem Gedächtnis getilgt.

Daher vermute ich, dass Sie dieses Phänomen auch kennen.

Was können Sie dagegen unternehmen?

Eigene Arbeitsanleitungen erstellen

Ganz einfach – erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm Ihre eigenen kurzen Arbeitsanleitungen für diese seltenen, aber wiederkehrenden Aufgaben!

Mit dem Snipping-Tool von Windows können Sie zusätzlich ein Ausschnitt-Bild von „heiklen Schritten“ ins Dokument einfügen.

Ein Bild mit rotem „Kringel“ hilft mir z.B. bei der Sicherung meines Blogs im Backend meines Internet-Providers, mich schnell zurechtzufinden (siehe Foto oben).

Auch wenn ich für eine solche Aufgabe einen Support anrufen muss, mache ich mir Notizen, während ich durch den Prozess geführt werde. Bisher bin ich dabei nur auf geduldige und freundliche Support-Mitarbeiter gestoßen.

Läuft der Support via E-Mail, ist es noch einfacher: Die Beschreibung der Lösung kopiere ich aus der Mail heraus und füge sie direkt in mein Anleitungs-Dokument ein.

Ebenso gehe ich vor, wenn ich jemanden dafür bezahle, dass er mir hilft. Ich lasse mir die Vorgehensweise erklären oder via TeamViewer auf meinem Rechner zeigen und notiere mir die Schritte. Anschließend erstelle ich meine Anleitung.

Das spart sowohl Zeit als auch Geld.

Und natürlich habe ich nicht den Ehrgeiz alles selbst zu können. Es gibt Aufgaben, die ich von einem Dienstleister erledigen lasse. Beispiele sind die Integration von PayPal in meine Verkaufsseiten und das Erstellen von Buttons, die zum Design passen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Zeit und Geld Sparen mit Ihren eigenen Anleitungen!

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“

Ihre
Maren Kaiser

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2 Kommentare zu Mit eigenen Arbeitsanleitungen Zeit sparen – Tipp der Woche Nr. 7

  1. Hallo,

    ich nutze solche Anleitungen für mich selbst inzwischen auch für ganze Arbeitsabläufe. Ich habe zum Beispiel in meinem Trelloboard einen Workflow erstellt für die Erstellung neuer Blogartikel. Ich schiebe jedes Thema für den Blog je nach Status eine Liste weiter nach rechts.
    So vergesse ich keinen Arbeitsschritt und kann mich ganz auf die Inhalte konzentrieren.

    viele Grüße Benjamin

    • Maren Kaiser sagt:

      Hallo Benjamin,

      herzlichen Dank für deine Anregung. Das ist eine gute Idee für solche Arbeitsabläufe, Workflows auf Trello oder einem realen Kanban-Board einzurichten.
      Bisher nutze ich für meine Blogartikel eine Checkliste mit allen Arbeitsschritten. Jeder komplexere Schritt ist eine Mini-Arbeitsanleitung direkt auf der Checkliste, das ganze als Word-Dokument, dass ich für jeden neuen Artikel ausdrucke.
      Deine Variante hat den Vorteil, die Vorbereitung mehrer Artikel super im Blick zu haben. Ich werde das auf meinem realen Kanban-Board ausprobieren.

      Herzliche Grüße
      Maren

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