Zeitdiebe entlarven und dingfest machen – entspannt arbeiten

Zeitmanagement Berlin Zeitdiebe entlarven und dingfest machen

Haltet den Dieb!      © Maren Kaiser

Gerade als Unternehmer oder Freiberufler ist die eigene Zeit sehr knapp und kostbar. Umso ärgerlicher, wenn sie uns von Zeitdieben gestohlen wird.

Haben Sie das auch schon erlebt?

Sie haben sich ganz fest vorgenommen, als erstes eine wichtige Termin-Aufgabe bis zum Mittag zu erledigen. Plötzlich ist es Mittag und Sie stellen fest, dass Sie alles Mögliche gemacht haben, die ganze Zeit beschäftigt waren… Nur mit der wichtigen Termin-Aufgabe sind Sie nicht vorangekommen. Jetzt wird es eng und Sie kommen in Stress…

Um dem vorzubeugen heißt es:

Zeitdiebe aufspüren, entlarven und dingfest machen.

Nachfolgende Beispiele inklusive Abhilfe-Ideen sollen Sie dabei unterstützen:

Zeitdieb „Unklare Kommunikation“

Dies ist ein Klassiker! Sie geben einem Mitarbeiter oder Dienstleister einen Auftrag. Für Sie ist alles klar und eindeutig, aber die andere Person hat es nicht so verstanden, wie Sie es gemeint haben. Das führt zu Rückfragen, vielleicht sogar zu einem fehlerhaften oder falschen Arbeitsergebnis. Sie müssen also zusätzlich Zeit in diese Angelegenheit stecken.

Hier hilft nur eins: Sich gleich bei der Beauftragung durch freundliches Nachfragen zu vergewissern, dass Sie richtig verstanden wurden.

Zeitdieb „Telefon“

Wenn uns das Telefon aus unserer Arbeit herausreißt, kann großer Zeitverlust entstehen. Denn es kostet uns nach jeder Unterbrechung mehr Zeit, uns wieder neu in die Aufgabe hinein zu denken.

Entweder ist es Ihnen möglich, stundenweise gar nicht ans Telefon zu gehen – schließlich gibt es ja einen Anrufbeantworter.
Oder Sie bitten den Anrufer kurz um Geduld, notieren sich Ihren letzten Gedanken und den nächsten Schritt. So finden Sie schneller wieder den Anschluss an die unterbrochene Arbeit.

Zeitdieb „Kunde“

Ihr Kunde hat gerade viel Zeit für einen Plausch und denkt automatisch, bei Ihnen sei es ebenso. Tatsächlich haben Sie aber Termindruck. Wie beenden Sie das Gespräch, ohne den Kunden zu verärgern?

Signalisieren Sie dem Kunden, dass Sie sein Thema sehr interessant finden, und gleichzeitig in einer Zwickmühle stecken. Ein anderer Kunde wartet dringend auf Ihren Rückruf oder eine Information. In der Regel können Sie auf diese Weise ein Gespräch ohne Schaden abbrechen. Ggf. bieten Sie einen Rückruf Ihrerseits an. Den sollten Sie dann auch erledigen, sonst verlieren Sie möglicherweise das Vertrauen dieses Kunden.

Zeitdieb „Mitarbeiter“

Kommen Ihre Mitarbeiter oder im Home Office die Familienmitglieder mit jeder Frage und jedem Anliegen spontan zu Ihnen ins Büro, unterbricht dies fortwährend Ihren Arbeitsfluss genau wie das Telefon.

Bitten Sie die betreffenden Personen, ihre Fragen oder Anliegen zu sammeln und dann mit Ihnen zu besprechen. Ist es ein Mitarbeiter, könnten Sie vormittags und nachmittags eine feste Uhrzeit für eine kurze Besprechung festlegen.
Und überlegen Sie auch, ob es nur die Bequemlichkeit der betreffenden Person ist: Jemanden zu fragen finden manche Mitarbeiter einfacher, als sich selbst um die Antwort zu bemühen. Dann fordern Sie die Person auf, das Problem selbst zu lösen.

Zeitdieb „Springen zwischen Aufgaben“

Wir fangen eine Arbeit an. Etwas anderes erregt unsere Aufmerksamkeit oder schießt uns in den Kopf. Wir beginnen mit der nächsten Aufgabe, ohne die erste zu beenden, fangen vielleicht noch ein dritte an… Das Hin- und Herspringen zwischen mehreren Aufgaben kostet sehr viel Zeit – sie müssen sich auch hier immer wieder neu hinein denken. Zusätzlich führt es zu ausgeprägtem Durcheinander auf Ihrem Schreibtisch – und schon kommt ein neuer Zeitdieb um die Ecke (siehe unten).

So können Sie üben, bei einer Aufgabe zu bleiben:
Stellen Sie als erstes mit einem Timer (oder der Eieruhr aus der Küche) fest, wie lange es Ihnen gelingt bei einer Aufgabe zu bleiben. Dann nutzen Sie den Timer, um diese Zeit in 5-Minuten-Schritten zu verlängern. Wenn er klingelt, dürfen Sie wegspringen. Bei der Aufgabe, zu der Sie springen, verfahren Sie genauso. Auf diese Weise gewöhnen Sie sich langsam daran, immer länger an einer Aufgabe zu arbeiten.
Ziel ist, eine Aufgabe abzuschließen, bevor Sie die nächste anpacken.

Zeitdieb „Surfen im Internet“

Sie wollen im Internet nur eine bestimmte Information recherchieren und stoßen dabei auf viele interessante Dinge. Von denen lassen Sie sich einfangen, lesen und recherchieren, statt Ihre ursprüngliche Aufgabe zu bearbeiten.

Auch hier bewirkt der Timer Wunder. Stellen Sie ihn auf 5 Minuten oder noch kürzer, wenn Sie die Recherche beginnen. Klingelt er, geben Sie sich mit dem zufrieden, was Sie bis dahin gefunden haben und kehren zur ursprünglichen Aufgabe zurück.

Zeitdieb „Eingefahrene Arbeitsprozesse“

Manche Arbeitsprozesse machen wir schon sehr lange auf immer die gleiche Weise. Oft sind sie heute mit technischen Mitteln einfacher zu erledigen. Dies ist die Gelegenheit, den einen oder anderen Prozess auf den Prüfstand zu stellen und ggf. zu verschlanken.

Ein Beispiel sind Rechnungen: Meine Kunden erhalten nur noch Rechnungen als PDF-Datei per Mail. Es sei denn, sie fordern die Rechnung ausdrücklich in Papierform. Dies spart mir viel Zeit und Geld.

Zeitdieb „Unordnung“

Ein übervoller Schreibtisch oder der Stapel ungeordneter Unterlagen kann zu einem sehr nervigen Zeitdieb werden, wenn Sie ein bestimmtes Dokument suchen.

Die Gegenmaßnahme ist Ihnen sicher klar – sortieren und abheften oder die Stapel senkrecht hängen.

Jetzt sind Sie an der Reihe:

Zeitmanagement Berlin - Zeitdiebe enlarven - 3 Kategorien

Zeitdieb-Kategorien

Spüren Sie Ihre Zeitdiebe auf und sortieren Sie sie in drei Kategorien.

Die Zeitdiebe, auf die Sie alleine Einfluss haben, können Sie am leichtesten ausmerzen. Ein Beispiel ist die Unordnung.

Dann gibt es Zeitdiebe, die Sie nur mit Hilfe anderer beseitigen können, z.B. der PC, der nicht mehr richtig funktioniert. Es ist viel effizienter den Fachmann zu rufen, anstatt selbst herum zu tüfteln.

Dann gibt es noch die Zeitdiebe, auf die wir keinen Einfluss haben. Ein Beispiel ist
der Computer auf dem gerade automatische Software-Updates laufen und Sie am Arbeiten hindern.

Beim Ausmerzen der Zeitdiebe gibt es verschiedene Strategien.

Beginnen Sie mit den Zeitdieben, die Sie allein beeinflussen können. Denn so können Sie sofort loslegen.

Sie können mit einem „kleinen Fisch“ beginnen, um einen schnellen Erfolg zu verbuchen und daraus Motivation für das Fortfahren zu schöpfen.


Es kommt auf die Richtung des ersten Schrittes an,
nicht auf die Weite!


Es kann aber genauso gut richtig für Sie sein, sich den größten und wichtigsten Zeitdieb zuerst vorzuknöpfen.

Sind Sie ein sehr strukturierter Mensch, hilft Ihnen vielleicht ein Schlachtplan, wie Sie die Zeitdiebe sukzessive angehen werden.

Sind Sie eher ein spontaner Typ, sollten Sie sich von Ihrer Intuition, Lust und Laune leiten lassen. Beginnen Sie mit dem Schurken, der Sie am meisten reizt.

Beim Ausmerzen und Abstellen der Zeitdiebe gilt vor allem: Machen Sie einen Schritt nach dem anderen und freuen Sie sich über jeden kleinen Erfolg. Es geht hierbei häufig um das Verändern von alten Verhaltensmustern. Dies erfordert Aufmerksamkeit, Energie und Ausdauer.

Meine Einladung an Sie:

Seien Sie mit sich selbst nachsichtig. Es ist normal, zwischendurch in alte Muster zurückzufallen. Dann heißt es, dies zu registrieren, sich selbst freundlich zulächeln und das neue Muster wieder aufnehmen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Ausmerzen Ihrer Zeitdiebe und würde mich freuen, in einen Kommentar zu lesen, welche Zeitdiebe Sie entlarvt und wie Sie sie dingfest gemacht haben.

Vielleich haben Sie auch Lust auf ein Life-Webinar  Zeitdiebe entlarven und dingfest machen?

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre
Maren Kaiser

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6 Kommentare zu Zeitdiebe entlarven und dingfest machen – entspannt arbeiten

  1. Liebe Frau Kaiser,

    das Thema unklare Kommunikation ist für mich ein ganz großes. Dazu könnte man glatt einen eigenen Beitrag schreiben. Bei jedem Auftrag eines Dienstleisters kann man hier jede Menge Zeit verlieren. Wenn man dann auch noch international unterwegs ist, wird es oft noch schwieriger. Was ich auch immer wieder feststelle: Ich als interessierter IT-Laie spreche mit einem technisch versierten ITler. Da sind Missverständnisse an der Tagesordnung, weil beide Seiten eine ganz andere Sprache verwenden bzw. Begriffe unterschiedlich benutzen. Wenn man da nicht nachhakt, ist man schon verloren.

    Herzliche Grüße
    Martina Baehr

    • Maren Kaiser sagt:

      Liebe Frau Baehr,
      diese „Sprachschwierigkeiten“ zwischen ITlern udn Nicht-ITlern ist auch ein ganz großes Problem bei der Realisiserung von IT-Projekten, wenn eine gute „Übersetzung“ fehlt. WAs die Nutzer wollen und die ITler liefern liegt deshalb manchmal recht weit auseinander…
      Herzliche Grüße
      Maren Kaiser

  2. Sonja sagt:

    Hallo Frau Kaiser,

    kann Ihnen hier nur Recht geben, auch für mich sind das bekannte Zeitdiebe. Unklare Kommunikation ist auch eins davon aber auch das Fragen der Mitarbeiter obwohl sie selbst die Lösung wissen oder recherchieren können. Natürlich auch das Internet- ich schreibe einen Artikel und möchte mich nur vergewissern und plötzlich bin ich bei den Nachrichten gelandet. Was mir dafür hilft ist die Belohnungs-Methode: sobald ich mit dem Artikel fertig bin habe ich 10 Minuten um im Internet zu surfen. Ich benutze dafür auch Tools wie die Pomodoro- timer App aber da ich auch als Freiberufler arbeite, hilft mir auch eine Zeiterfassung wie primaERP. Es geht hier um Geld also möchte ich auch meine Kunden richtig abrechnen. Aber wie Sie sagen, es klappt nicht immer aber der Versuch ist es wert. Vielen Dank für den tollen Artikel!
    LG, Sonja! 🙂

    • Maren Kaiser sagt:

      Hallo Sonja,
      sich für das Dranbleiben zu belohnen kann auch eine gute Strategie sein. Ich bin eine große Verfechterin davon, herauszufinden, was für einen persönlich die beste Methode ist, da wir alle unterschiedliche „ticken“.
      Bei den Fragen der Mitarbeitern geht es manchmal auch darum, dass diese sich scheuen, Verantwortung zu übernehmen. Da hilft u.U. sie dazu zu ermuntern. Oft blühen die Mitareiter regelrecht auf, wenn sie eigene Verantwortung haben.
      Herzliche Grüße
      Maren Kaiser

  3. Mathias sagt:

    Hallo Maren,
    es gibt tatsächlich viele Zeitdiebe.
    Ich weiß gar nicht, was mir schwerer fällt: Zeitdiebe zu entlarven oder dingfest zu machen.
    Richtig gut finde ich, dass Du auch immer einen Lösungsvorschlag anbietest. 🙂

    • Maren Kaiser sagt:

      Hallo Mathias,
      danke für deine Anerkennung!
      Ihre Probleme kennen die meisten Menschen – an Lösungsideen hapert es aber häufig. Deshalb versuche ich, Lösungsideen „zu sähen“.
      Herzliche Grüße
      Maren

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