Zeitmanagement-Tipps

Zeitmanagemement Berlin - Tipp der WocheIn den Zeitmanagement-Tipps stelle ich Ihnen kurze, schnell umsetzbare Hinweise und Impulse zur Arbeitsorganisation und zum Zeit-, Selbst- und Stressmanagement vor. Liste der Tipps

Meine Einladung an Sie:

Testen Sie, ob der jeweilige Tipp für Sie geeignet ist. Seien Sie kreativ und passen Sie ihn an Ihre Arbeitsweise und Ihren Arbeitsplatz an.

Liste der Tipps

Den Tag schriftlich planen
Gleichartige Aufgaben bündeln
Den Arbeitstag bewusst abschließen
E-Mail Benachrichtigung deaktivieren
Schluss mit der Aufschieberitis
Mindmaps für Planung und Überblick
Mit eigenen Arbeitsanleitungen Zeit sparen
Zeit für Arbeitsaufgaben begrenzen
Fit am Bildschirm mit einer einfachen Augen-Entspannung
Mit aufgeräumten Schreibtisch motiviert in die Arbeit starten
Nein sagen: Grenzen setzen und Zeit gewinnen
Wichtige Aufgaben in der „Stillen Stunde“ erledigen
Abschalten mit Gedankenstopp

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Hinweis: Tipp 1 bis 5 finden Sie auf dieser Seite, alle weiteren Tipps stehen direkt im Blog ==> in der Liste den gewünschten Tipp anklicken und Sie sind da.

Tipp 5: Schluss mit der Aufschieberitis

Wer kennt es nicht? Wir haben eine unangenehme Aufgabe vor uns oder wir sind sogar generell der Typ, alles bis auf den letzten Drücker aufzuschieben und dann unter Zeitdruck, Stress und Hektik zu erledigen.

Oft hat die Aufschieberitis auch damit zu tun, dass wir von der Größe der Aufgabe entmutigt werden. Eine wirksame Strategie gegen Aufschieberitis ist deshalb die 5-Minuten-Regel. Sie macht sich den Zeigarnik-Effekt und die Scheibchen-Taktik zunutze.

Der Zeigarnik-Effekt und die Aufschieberitis:

Unser Gehirn hat eine große Tendenz, sich mit einmal begonnenen Dingen immer wieder zu beschäftigen. Sie lösen eine gewisse Unruhe aus und unser Gehirn will sie zu Ende bringen. Es will sogenannte „offene Loops“ schließen. Wie mächtig dieser Effekt ist, erkennen Sie daran, wie oft Ihnen unerledigte Dinge immer wieder ins Bewusstsein springen. Das ist sehr lästig, wenn Sie sich auf eine andere Arbeit konzentrieren wollen.

Bei der Aufschieberitis ist es ein Vorteil, den Sie ausnutzen können: Nehmen Sie Ihre lästige Aufgabe zur Hand und definieren Sie ein Mini-Scheibchen dieser Aufgabe, das in 5 Minuten zu erledigen ist. Setzen Sie diesen Mini-Schritt sofort um. Er kann klitzeklein sein. Hauptsache, Sie haben begonnen. Und da Sie schon gerade dabei sind, zerlegen Sie die Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben.

Wann immer Ihnen jetzt die Aufgabe in den Sinn kommt, erledigen Sie den nächsten klitzekleinen Schritt. Und morgen früh machen Sie als Erstes – dann haben Sie es hinter sich – mit dem nächsten klitzekleinen Schritt weiter. Wichtig ist wieder, dass Sie handeln, egal wie kurz. Dies setzen Sie jeden Tag fort. Der Zeigarnik-Effekt wird schnell seine Wirkung entfalten und dazu führen, dass Sie am Ball bleiben und Ihre Aufgabe erledigen.

Sollte das nicht ausreichen, ist vielleicht ein innerer Schweinehund mit im Spiel. Lesen Sie dazu meinen Blog-Artikel „Die Aufschieberitis und der innere Schweinehund – anpacken statt aufschieben!“

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Tipp 4: E-Mail Benachrichtigung deaktivieren

Jede Benachrichtigung über eine neue E-Mail ist eine Störung und lenkt Sie von Ihrer aktuellen Aufgabe ab, selbst wenn Sie die Mail nicht öffnen. Das kann bis zu 25% Ihrer produktiven Arbeitszeit auffressen. Und wie oft öffnen Sie trotz bester Vorsätze gleich die neue E-Mail? Und – schwupps – sind Sie mit etwas ganz anderem beschäftigt als Ihrer wichtigen Aufgabe, an der Sie gerade noch gearbeitet haben.

Deshalb: Lassen Sie sich nicht länger von eingehenden E-Mails ablenken. Schalten Sie die Benachrichtigung über neue eingetroffenen E-Mails unbedingt aus, sowohl den Ton als auch das Pop-up Fenster. Sollte das nicht möglich sein, schließen das E-Mail-Programm für Arbeiten, bei denen Sie sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren wollen.

Die komplette Hoheit über die E-Mail-Bearbeitung gewinnen Sie zurück, wenn Sie Ihr E-Mail Programm so einstellen, dass die Mails nicht automatisch vom Provider / Server auf Ihren Rechner herunter geladen werden. Beim Mailprogramm Firefox können Sie unter Konteneinstellungen –> Server-Einstellungen wählen, ob beim Starten des Programms neue Nachrichten heruntergeladen werden oder nicht, und ob und in welchen Intervallen neue Nachrichten automatisch heruntergeladen werden.

Bei anderen Programmen ist es ähnlich. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr E-Mail-Programm so einzurichten, dass Sie neue Nachrichten aktiv abrufen müssen. Sie können also bestimmen, wann Sie sich Ihren E-Mails widmen.

Jetzt sagen Sie vielleicht: „Das geht bei mir nicht. Meine Kunden erwarten, dass ich sofort reagiere“, „Ich könnte etwas ganz Wichtiges verpassen“ oder „wenn ich nicht gleich antworte, rufen mich meine Kunden sofort an und stören mich noch mehr“. Ihre Kunden können Sie „erziehen“. Erklären Sie Ihnen bei „Mail-Nachverfolgungs-Anrufen“, dass Sie bei eiligen Angelegenheiten innerhalb eines Tages oder eines halben Tages reagieren. Wenn Sie dies zuverlässig machen, werden die allermeisten Kunden schnell auf solche Anrufe verzichten. Außerdem können Sie so noch effizienter für Ihre Kunden arbeiten.

Natürlich müssen Sie Ihren Mailbearbeitungs-Rhythmus an die Gepflogenheiten Ihres Business anpassen… Das bedeutet aber nicht, jede Mail sofort beantworten zu müssen. Sie operieren schließlich nicht am offenen Herzen. Ist wirklich bei einem Kunden „Gefahr im Verzug“, wird er sich per Telefon melden.

Mein Vorschlag für Sie:

Machen Sie eine mindestens einwöchige Testphase. In dieser Testphase probieren Sie einen oder mehrere meiner Vorschläge aus, z.B. dreimal pro Tag E-Mails abrufen und bearbeiten. In der zweiten Woche können Sie dann weiter experimentieren. Entweder schauen Sie noch seltener am Tag in Ihre Mails oder Sie erhöhen den Rhythmus, falls nötig.

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Tipp 3: Den Arbeitstag bewusst abschließen

Schließen Sie Ihren Arbeitstag bewusst mit einer Tagesbilanz ab. Dies steigert Ihre Arbeitszufriedenheit enorm. Wie oft sind Sie einen großen Teil des Arbeitstages mit vielen kleinen Aufgaben beschäftigt? Mails bearbeiten, Anrufe tätigen oder entgegen nehmen, schnell etwas im Internet recherchieren, Papierunterlagen ablegen, endlich die alten Mails löschen oder archivieren und, und, und… Dies frisst manchen Tag einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit und am Ende des Tages fragen Sie sich: Wo ist die Zeit geblieben? Was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht?

Das Ergebnis: Sie sind sehr unzufrieden mit sich und Ihrem Tag. Dabei waren Sie den ganzen Tag über beschäftigt und haben gearbeitet… Sie schaffen Abhilfe, indem Sie alles, was Sie tun, auch notieren. Am Ende des Tages ziehen Sie Ihre Bilanz zu und sehen wirklich, was Sie geschafft haben. Dies geht mit minimalem Extra-Aufwand. Sie müssen nur auf möglichst einfache Weise alles erfassen, was Sie tun.

Arbeiten Sie mit einer klassischen ToDo-Liste?
Dann sollten Sie nicht nur die erledigten Aufgaben durchstreichen. Schreiben Sie auch alle ungeplanten Arbeiten auf, die Sie „so nebenbei“ erledigen – und das ist häufig eine Menge – und streichen sie gleich durch. Dazu gehört auch das Neu-Starten des PCs, der gerade hängt, oder der Papierstau im Drucker, der Sie 10 Minuten beschäftigt. Bei kurzen Anrufen oder kurzen Mails reicht eine einfache Strichliste. Bei längeren Telefongesprächen und Mails sollten Sie auch die Zeitdauer aufschreiben.

Organisieren Sie Ihre Arbeit elektronisch?
Mit Outlook, ThinkingRock, Evernote oder einem anderen Programm? Überlegen Sie, wie Sie dort alle ungeplanten Aufgaben möglichst einfach festhalten können. Ich nutze Klebezettel für die Telefon- und Mail-Strichliste. Sie kommt zum Arbeitsende auf mein Kanban-Board in die Rubrik „erledigt“. Andere ungeplante Arbeiten schreibe ich, wenn sie erledigt sind, mit einem Stichwort und Zeitdauer auf und hänge sie ebenfalls an das Board.

Der letzte Akt Ihres Arbeitstages sollte die Tagesbilanz sein. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sich anhand Ihrer Liste oder Ihres Software-Tools zu vergegenwärtigen, was Sie an diesem Tag alles geschafft haben.

Jetzt sind Sie dran:
Probieren Sie dies bitte mindestens eine Woche lang aus. Ich verspreche Ihnen, Sie werden wesentlich zufriedener mit Ihren Arbeitstagen sein!
Ach ja, nehmen Sie den Punkt „Tagesbilanz“ bitte mit auf Ihre ToDo-Liste.   😉

Mit einem fröhlichen  „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre
Maren Kaiser

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Tipp 2: Gleichartige Aufgaben bündeln

Indem Sie gleichartige Aufgaben in Arbeitsblöcken bündeln, steigern Sie deutlich die Effizienz Ihrer Arbeit. Das bedeutet, wenn Sie z.B. ein Angebot oder Konzept schreiben und Ihnen dabei einfällt, dass Sie noch jemanden anrufen wollen oder eine E-Mail schreiben müssen, notieren Sie beides auf einem bereit liegenden Zettel. Dies bitte gleich sortiert in eine Rubrik E- Mail und eine Rubrik Telefonanrufe.

So ist es aus Ihrem Kopf heraus und Sie arbeiten konzentriert an Ihrem Angebot oder Konzept weiter, statt ständig zwischen Aufgaben hin und her zu springen. Das Springen zwischen Aufgaben kostet Zeit und verringert Ihre Effizienz. Falls Sie ThinkingRock  oder eine andere Software zur Arbeitsorganisation nutzen, erfassen Sie die zu schreibende E-Mail oder den Telefonanruf dort.

So bereiten Sie das Bündeln der Aufgaben vor:

Überlegen Sie bitte, welche Arten von Aufgaben Sie haben. Listen Sie alle Aufgabenarten auf, die Sie in Ihrem Büro erledigen. Bei den meisten Selbstständigen sind das z.B.:

  • Angebote schreiben
  • Konzepte entwickeln
  • Mails schreiben, lesen, beantworten, archivieren, löschen
  • Telefongespräche mit Kunden, Partnern, Dienstleistern oder zur Neukunden-Akquisition
  • Recherchen
  • Rechnungen schreiben
  • Rechnungen bezahlen
  • Kundenbesuche vorbereiten
  • Reiseplanung, Hotel-, Zug-, Flugbuchungen
  • Auftragsbearbeitung (dies sind vermutlich verschiedene Tätigkeiten, die sich teilweise für verschiedene Aufträge bündeln lassen)
  • Social Media Aktivitäten (XING, Facebook und Co., Blogs kommentieren etc.)
  • Strategische Planungen
  • Buchhaltung
  • Umsatzsteuererklärung
  • Mitarbeiter mit Aufgaben beauftragen etc.

Überlegen Sie jetzt, was sich alles bündeln lässt. Diese Aufgaben listen Sie zukünftig gleich in den entsprechenden Rubriken auf und erledigen sie „am Stück“.

Beim Telefonieren ist es wichtig, sich nicht „fest zu beißen“. Wenn Sie jemanden nicht erreichen, ist die Versuchung groß, es alle 10 Minuten erneut zu versuchen. Legen Sie stattdessen einen weiteren Arbeitsblock „telefonieren“ fest, z.B. zwei Stunden später oder nachmittags. In diesem Block rufen Sie alle diejenigen an, die Sie beim ersten Mal nicht erreicht haben, sowie die neu dazugekommenen Anrufe.

Klar ist, dass sich nicht alles exakt planen lässt. Angenommen, Sie kommen mit einer Aufgabe nicht weiter, weil Ihnen die Information einer bestimmten Person fehlt, dann rufen Sie sie natürlich an. Experimentieren Sie und finden Sie heraus, wie weit sich Ihre Arbeitsprozesse zerlegen und gleichartige Aufgaben bündeln lassen, so dass Ihre Effizienz steigt.

Mit einem fröhlichen  „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre

Maren Kaiser

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Den Tag schriftlich planen

Machen Sie jeden Morgen (oder am Abend vorher) einen Tagesplan für Ihre Arbeiten. Das schriftliche Planen erhöht deutlich die Chance, dass Sie die Arbeit an diesem Tag tatsächlich erledigen.

Schreiben Sie auf, was Sie tun werden und wie viel Zeit Sie dafür benötigen werden. Planen Sie Puffer ein für Unvorhergesehenes und Arbeiten, die länger brauchen, als geschätzt. Ein guter Richtwert sind 60% verplante, 40% Pufferzeit. Das hängt aber auch sehr von der Art der eigenen Arbeit ab. Finden Sie selbst das richtige Maß heraus.

Es ist psychologisch geschickter, den Tag nicht so voll zu packen. Dann haben Sie das Erfolgserlebnis, alles geschafft zu haben. Vielleicht erledigen Sie sogar noch zusätzliche Aufgaben aus Ihrem Arbeitsvorrat. So gewinnen Sie Arbeitszufriedenheit statt Frust durch unerledigte Aufgaben.

Bei hohem Zeitdruck ist die Versuchung groß, die Aufgabenliste für den Tag zu lang zu machen. Wir tun das, obwohl wir wissen, dass wir garantiert nicht alles schaffen können. Das beschleunigt aber nur begrenzt das Erledigen der Aufgaben. Viel größer ist die Gefahr, sich durch die vielen Aufgaben von den Prioritäten des Tages ablenken zu lassen. Das Springen zwischen verschiedenen Aufgaben senkt deutlich Ihre Effizienz! Also, planen Sie Ihre Aufgaben für den Tag so, dass Sie ihn mit einem Erfolgserlebnis abschließen können.

Mit einem fröhlichen  „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre

Maren Kaiser

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