Arbeiteffizienz durch Zeitbegrenzung
Wenn wir sehr viele Aufgaben zu erledigen haben, reicht die Zeit oft vorn und hinten nicht .
Durch Perfektionismus oder eine zu große Detail-Orientierung wird dieses Zeitproblem weiter verschärft:
Wir verwenden zu viel Zeit für die einzelnen Aufgaben.
Zeit für Arbeitsaufgaben begrenzen
Hier hilft nur eins:
Begrenzen
Sie ganz
rigoros
die
Zeit
, die Sie für die einzelnen
Aufgaben
aufwenden
. Sehr nützlich ist dabei ein
Timer
oder die klassische
Eieruhr
.
Ein
Beispiel
:
für einen Termin mit Kunden wollen Sie ein
Angebot
, eine
Präsentation
, und eine
Excel-Tabelle
mit Daten vorbereiten. Sie haben vier Stunden Zeit.
Bringen Sie die drei Aufgaben in eine
Reihenfolge der Wichtigkeit
und legen Sie den
Zeitrahmen
für jede Aufgabe fest: z.B. zwei Stunden für das Angebot, eine halbe Stunde für die Excel-Tabelle und eineinhalb Stunden für die Präsentation.
Wenn Sie die jeweilige Aufgabe beginnen, stellen Sie Ihren Timer so ein, dass er nach der Hälfte der Zeit klingelt , beim Angebot also nach 60 Minuten. Sie haben ein sehr großes Problem , Aufgaben in der vorgesehenen Zeit zu erledigen ? Dann wählen Sie diese Zeitspanne noch kürzer , z.B. das erste Klingeln nach 30 Minuten.
Die Unterbrechung nutzen Sie, um Sie sich einen Überblick zu verschaffen , wie weit Sie mit Ihrer Aufgabe gekommen sind. Sie sind gut in der Zeit , wunderbar! Kurze Pause und weitermachen.
Effizienz durch Fokus auf das Wesentliche
Sie stellen fest, dass für die ersten Schritte zu viel Zeit gebraucht haben? Dann ist dies jetzt der Moment, Gas zu geben und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren . Legen Sie z.B. fest, welche fünf der acht noch fehlenden Punkte Ihres Angebotes essentiell sind. Die anderen Punkte behandeln Sie nur ganz kurz oder streichen Sie ganz heraus, falls möglich. Auf jeden Fall ist es jetzt notwendig, Abstriche zu machen, um in der vorgesehenen Zeit die Aufgabe abzuschließen. Dann: kurze Pause und weitermachen.
Beim
Weiterarbeiten
– egal, ob Sie gut in der Zeit waren oder nicht, stellen Sie jetzt den
Timer
so ein, dass er noch einmal nach der
Hälfte der verbliebenen Zeit
klingelt.
Jetzt kontrollieren Sie wieder, wie gut Sie in der Zeit sind und reduzieren ggf. weiter den Aufwand, den Sie betreiben.
Die Kontrollschleife immer kürzer wählen
Je nachdem wie groß die verbliebene Zeitspanne ist, können Sie diese Prozedur mehrfach wiederholen. Dadurch kontrollieren Sie Ihren Arbeitsfortschritt umso öfter, je weniger Zeit Ihnen bleibt. So stellen Sie sicher , dass Sie die notwendigen Ergebnisse erzielen.
Mit den nächsten Aufgaben verfahren Sie auf die gleiche Weise .
Meine
persönliche Erfahrung
mit dieser Vorgehensweise (ich bin detail-orientiert und habe einen Hang zum Perfektionismus):
Es kommt manchmal vor, dass ich bei der ersten und vielleicht zweiten Aufgabe die Zeit etwas überziehe. Aber ich bin
deutlich schneller
mit meinen
Aufgaben fertig
und vermeide Spät- und Nachtschichten bei
Terminarbeiten
.
Meine Einladung an Sie:
Probieren Sie aus,
welchen Selbstkontroll-Rhythmus
Sie brauchen.
Besonders für ausgeprägte Perfektionisten ist diese Arbeitsweise zu Anfang sehr gewöhnungsbedürftig und eine Herausforderung . Mir hilft der Spruch „ 80% sind genug “. Es ist normal, dass Sie sich anfangs unwohl fühlen. Akzeptieren Sie dies. Dieses Gefühl verschwindet, je mehr Erfahrungen Sie mit dieser Arbeitsweise machen. Nach und nach werden Sie auf diese Weise Ihre Effizienz steigern .
Außerdem werden Sie feststellen, dass Ihre Ergebnisse immer noch sehr gut sind, auch wenn Sie selbst anderer Meinung sind. Zusätzlich ersparen Sie sich viel Stress und haben mehr Zeit .
Sie suchen weitere Möglichkeiten, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern?
Zettelwirtschaft adé
und
Stapel senkrecht hängen
sind weitere gute Möglichkeiten!
Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre
Maren Kaiser
